Mata Kuliah : Sistem Informasi Psikologi
- Sistem Pengolahan Data
Pengertian dari pengolahan data atau data processing merupakan manipulasi data ke bentuk yang lebih informatif atau berupa informasi. Informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan suatu data dalam bentuk tertentu yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau suatu peristiwa. Tujuan dari pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record organisasi yang akurat dan up-to-date.
Terdapat empat tugas pengolahan data, yaitu pengumpulan data, perubahan data atau maipulasi data, penyimpanan data, dan penyimpanan dokumen.
- Pengumpulan Data; pada pengumpulan data, sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal organisasi dan transaksi lingkungan organisasi.
- Perubahan Data atau Manipulasi Data; perubahan data atau manipulasi data adalah proses pengolahan data menjadi informasi yang lebih berguna. Proses yang dilakukan dalam perubahan data ini meliputi:
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah salah satu atau beberapa karakter yang di gunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai, departemen pegawai, dan klasifikasi gaji pegawai.
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk pegawai terkumpul menjadi satu.
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan lain-lain.
3. Penyimpanan Data; data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat di integrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
4. Penyiapan Dokumen; Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar organisasi. Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai menggunakan tampilan layar. Output pada SIA dipicu oleh 2 hal, pertama oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Dan yang kedua oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada saat tertentu. Proses tersebutlah yang dimaksud proses penyiapan dokumen
Contoh sistem pengolahan data dalam pandangan orang, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi, dan penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP. Dalam sistem akutansi yang dikenal, ada sistem pengolah data yang lebih spesifik yaitu sistem database. Sistem database merupakan teknologi yang hadir seiring dengan perkembangan teknologi komputer yang dimana diciptakan dan dikembangkan secara khusus untuk mengolah database agar dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat namun juga tetap akurat agar penggunaannya tentu semakin efektif dan efisien sesuai dengan tuntutan jaman dan perkembangan dari teknologi informasi saat ini. Konsep database yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file. Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :
Sistem pertama adalah manual system ini hanya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.
Penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.
Dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin punched cardpemeliharaan dan pengolahan file yang penting.
Sekarang semua organisasi yang besar maupun yang kecil sangat mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.
Peranan pemrosesan data dalam pemecahan masalah dapat bermanfaat untuk meminimalkan kebutuhan dari tenaga manusia. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang sudah dapat dilakukan secara otomatis dengan bantuan alat seperti komputer. Keuntungan lainnya dalam menggunakan pengolahan data adalah dari kemampuan komputer dalam memproses data yang lebih besar dan akurat serta memiliki kecepatan yang lebih baik dan dapat dilakukan secara otomatis dan juga serentak.
Proses kerja komputer secara sederhana adalah menerima perintah yang user masukan melalui perangkat input seperti keyboard dan mouse. Kemudian computer mengolah perintah yang sudah diterima dari user, perangkat keras yang mengelola perintahnya adalah prosesor atau juga sering disebut sebagai otak komputer. Lalu mengeluarkan (output) hasil dari perintah yang sudah diolah didalam prosesor melalui perangkat output seperti monitor (mengeluarkan tampilan), spiker (mengeluarkan suara), printer(mengeluarkan hasil cetakan) dan melalui perangkat output. Dalam sebuah komputer terdapat alat input dan output yang bekerja saling berhubungan satu sama lain. Semua alat input dan output dapat berkontribusi pada pemecahan masalah baik secara langsung dan tidak langsung. Contoh: keyboard, display, printer dan plotter (berperan langsung), source data automation device, microfilm (berperan tidak langsung).
Seperti halnya perangkat keras, perangkat lunak dapat juga berperan langsung atau tidak langsung. Contoh: sistem operasi (berperan tidak langsung), aplikasi bisnis umum dan industri (berperan tidak langsung), sebagian perangkat lunak aplikasi peningkatan produktivitas organisasi perorangan (berperan tidak langsung), spreadsheet, analisis statistik dan perkiraan, manajemen proyek (berperan langsung).
- Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen di bedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang berkaitan dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Tujuan dari sistem informasi manajemen adalah untuk mengelola organisasi maupun perusahaan dengan lebih baik dan diharapkan mampu memanfaatkan penggunaan sistem informasi manajemen sebagai keunggulan kompetitif. Tujuan lainnya yaitu digunakan dalam perancangan dan pengimplementasian prosedur atau aturan, proses, dan rutinitas yang menghasilkan laporan yang lebih akurat, konsisten dan on time.
Konsep Sistem Informasi Organisasional, SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Bagaimanapun juga untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan komputer.
Peranan SIM dalam pemecahan masalah, SIM mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut.
Penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan. Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin kompleks lah pengelolaan sistem informasinya, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi. Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi dapat diuraikan menurut tiga tahapan proses pembuatan keputusan, yaitu pemahaman, perancangan (design), dan pemilihan.
- Pemahanan, SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas dan menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-masalah tersebut dapat ditangani.
- Peracangan (design), kaitannya dengan SIM adalah membuat model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya.
- Pemilihan, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian. Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan.
- Keputusan, dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan. Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman disini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses pemilihan.
- Sistem Penunjang Keputusan (SPK)
Sistem Pendukung atau Penunjang Keputusan (SPK) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat.
SPK bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.
Jenis Keputusan yang dibuat pada dasarnya dikelompokkan dalam 2 jenis, antara lain:
Keputusan ini bersifat berulang dan rutin, sedemikian hingga suatu prosedur pasti telah dibuat menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan.
Keputusan ini bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum ada sebelumnya atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
Konsep sistem penunjang keputusan dimulai pada akhir tahun 1960-an dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi. Baru pada tahun 1971 diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton. Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi computer kepada pengambil keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai gorry and scott morton grid berdasarkan nama kedua tokoh tersebut.
Model Sistem Pendukung atau Penunjang Keputusan, menurut Raymond McLeod, Jr (1998) adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Sedangkan menurut Efraim Turban (1998) adalah sebuah representasi atau abstraksi realitas yang disederhanakan.
Manfaat model dalam suatu pengambilan keputusan, antara lain untuk mengetahui apakah hubungan yang bersifat tunggal, untuk memperjelas mengenai hubungan signifikan diantara unsur-unsur itu, untuk merumuskan hipotesis mengenai hakikat hubungan-hubungan antar variable, untuk memberikan pengelolaan terhadap pengambilan keputusan.
Klasifikasi Model Penunjang Keputusan dapat dilakukan berdasarkan sebagai berikut:
- Tujuannya: model latihan, model penelitian, model keputusan, model perencanaan, dan lain sebagainya.
- Bidang penerapannya (field of application): model tentang transportasi, model tentang persediaan barang, model tentang pendidikan, model tentang kesehatan, dan sebagainya
- Tingkatannya (level): model tingkat manajemen kantor, tingkat kebijakan nasional, kebijakan regional, kebijakan local, dan sebagainya.
- Ciri waktunya (time character): model statis dan model dinamis.
- Bentuknya (form): model dua sisi, satu sisi, tiga dimensi, model konflik, model non konflik, dan sebagainya.
- Pengembangan analitik (analytic development): tingkat dimana matematika perlu digunakan.
- Kompleksitas (complexity): model sangat terinci, model sederhana, model global, model keseluruhan, dan lain-lain.
- Formalisasi (formalization): model mengenai tingkat dimana interaksi itu telah direncanakan dan hasilnya sudah dapat diramalkan, namun secara formal perlu dibicarakan juga.
Quade membedakan model ke dalam dua tipe, yakni model kuantitatif dan model kualitatif.
- Model kuantitatif; merupakan serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti.
- Model kualitatif; digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.
Gullet dan Hicks memberikan beberapa klasifikasi model pengambilan keputusan yaitu, pertama model probabilitas (the concept of probability and expected value), umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas dan konsep nilai harapan member hasil tertentu. Kedua konsep tentang nilai-nilai harapan (the Concept of Expectedvalue), digunakan dalam pengambilan keputusan yang akan diambilnya nanti menyangkut kemungkinan-kemungkinan yang telah diperhitungkan bagi situasi dan kondisi yang akan datang. Ketiga model matriks(the payoff matrix model), model khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan. Keempat model pohon keputusan (decision tree model), model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya lalu dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing. Kelima model kurva indiferen (kurva tak acuh), merupakan kurva berbentuk garis dimana setiap titik yang berada pada garis kurva tersebut mempunyai tingkat kepuasan atau kemanfaatan yang sama.
Pemodelan Matematis adalah abstrak, pemodel itu mewakili beberapa entity, yaitu objek dan aktivitas. Contohnya jika sebuah model mewakili perusahaan maka perusahaan itu disebut entity-nya.
Keuntungan pemodelan matematis adalah proses pemodelan menjadi pengalaman belajar. Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat. Model memberikan daya peramalan. Dan model membutuhkan biaya yang lebih murah daripada metode trial and error. Sedangkan kerugian model matematis adalah sulitnya pemodelan sistem bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapat menangkap semua pengaruh pada entity. Dibutuhkan keterampilan matematika yang tinggi untuk menggembangkan model yang lebih kompleks secara pribadi.
Sistem Penunjang Keputusan Berkelompok
Peranan SPK dalam pemecahan masalah, GDSS berkontribusi pada pemecahan masalah dengan berkomunikasi yang lebih baik yang memungkinkan keputusan yang lebih baik dengan menjagadiskusi terfokus pada masalah yang menyebabkan kita dapat menghemat waktu. Dengan penghematan waktu tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi lebih banyak lagi alternatif.
Contoh Kasus :
Manfaat sistem informasi sangatlah besar bagi ilmu psikologi dalam pengolahan data, penyimpanan data, maupun skoring sebuah hasil pemeriksaan psikologis. Meskipun semua memudakan psikolog, tetapi penskoringan hasil pemeriksaan psikologis jauh lebih baik diperiksa secara manual agar tidak salah dalam menginpretasi.
Daftar Pustaka
